ハンドメイド作家の皆さんはしっかりと注文管理ができているでしょうか？
注文元が増えれば増えるほど管理が難しくなります。
この記事では、失敗しない注文管理についてご紹介しようと思います。
管理しないと何が悪いの？
ハンドメイドを始めた頃は
「別に何の失敗もしてないし、管理する必要あるの？？」
なんて思っていた時もありました。
確かに注文が一箇所からだったり、注文数が少ないうちはそれでも問題ありませんでした。
ただ、minne、クリーマ、ベイスと注文元が増えてきた時に失敗してしまいました。
いつまでも商品が発送されない！！
という連絡がお客様からきてしまいました。
急いで確認すると…
商品を１つ見逃して、他の商品を作っていました。
急いでお詫びの連絡をして、急いで製作に取り掛かりました。
その時は、大きな問題にはなりませんでした。ただ、その人からの注文は今後二度とないと思います。
何が悪かったのか
では、この問題はなぜ起きたのでしょうか？
- なんとなく把握できているつもりでいた
- 注文数が増えてきた
- 忙しかった
- 注文元が増えてきた
このような原因が考えられます。
まず、気持ちの問題ですね。
なんとなく把握してるつもりでいました。
注文数が少ないうちはそれでなんとかなっていました。
だから、そのままなんとかなると思い込んでいました。
また、注文数が増えてきて忙しかったというのもあります。
この傲慢な気持ちと忙しさが重なって招いた失敗だったと思っています。
また、注文元が一箇所だったうちはそのサイトだけ見ればリスト化されていました。
ただ、複数になるとそれぞれリスト化されていても、あくまでも個別リストであり総合的に見ることができません。
そこで、注文を総合的に管理するようにしようと考えました。
総合的な注文のリスト化
ここで重要になるのが注文の順番と期限だと思います。
１つの注文元では、注文順にリスト化されていました。その時には失敗をしていなかったということは同じことを複数の注文元でやればいいのです。
私はパソコンで複数の注文元データを管理するようにしました。
注文受付日や期限、注文サイト、送り先などをリスト化するようにしました。
もちろんノートなどで管理してもいいのですが、個人的にはパソコンやスマホでの管理をおすすめします。
その理由として
- 住所などを書き写すのが用意
- コピペすれば間違えるリスクが少ない
- スマホと共有することですぐに確認できる
- 売上の項目を入れておけば、合計の売上も簡単にでる。
などがあげられます。
手書きは住所などの写し間違いを招く可能性があるの注意が必要です。
最後に
このようにリスト化することで受注ミスが格段に減るはずです。
徐々に売れるようになってくれば、売れない時とは違うトラブルが出てきます。
そこを臨機応変に対応し、なるべくミスを減らすことができるシステムを構築していくことが重要だと思います。
よろしければ実践してみてください。
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